l'AFJ, les activités pour les francophones au Japon

Traduction des statuts en japonais, approuvés par les autorités de tutelle de l’Association

Article 1　(Dénomination)

La présente association se dénomme AFJ 一般社団法人 (le sigle AFJ signifiant Association des Français du Japon, 在日フランス人協会 en japonais)

Article 2 (Siège)

Le Bureau de l’Association se situe à Ambassade de France, section consulaire, 4-11-44 Minami Azabu, Minato-Ku, Tokyo 106-8514

L’Association pourra fonder des bureaux secondaires.

Article 3 (But)

L’Association a pour but l’accueil, la convivialité et la solidarité au sein de la communauté française s’installant ou installée au Japon. Elle peut aussi exceptionnellement venir en aide à d’autres populations résidant au Japon.

Article 4 (Activités)

1. Aider à l’accueil et à l’intégration des Français et des francophones, nouveaux arrivants au Japon ; 
2. Promouvoir des échanges 
3. Accorder l’assistance aux compatriotes en difficulté
4. Toutes autres activités nécessaires afin de réaliser les buts de l’Association.

Article 5 (Membres de l’Association et adhésion)

Toute personne qui a plus de 20 ans révolus, française ou francophone, résidant au Japon peut faire partie de l'Association. Le Comité Exécutif a le droit de refuser une adhésion et/ou le renouvellement. Les membres actifs sont considérés comme membres au sens de la loi sur l’Association et ont seuls les droits et les obligations relatifs à l’Association.

1. Les Membres actifs sont ceux qui adhérent activement à l'Association en payant une cotisation annuelle ou pluriannuelle dont le montant est déterminé tous les ans par l’Assemblée Générale.

• a. Les Membres ordinaires qui payent une cotisation annuelle ;
• b. Les Membres à vie, sont ceux qui ont payé une cotisation unique, égale ou supérieure à dix fois la cotisation ordinaire annuelle dont le montant est déterminé par l’Assemblée Générale. Ils sont dispensés pour l'avenir de cotisation;

2. Les membres associés sont ceux qui ne paient pas la cotisation et n’ont pas ainsi de droit de vote .

Article 6 (Cotisation)

Le montant des cotisations est décidé annuellement lors de l’assemblée générale ordinaire sur proposition du comité exécutif.

Le droit des membres actifs est suspendu sur la décision du Comité exécutif en cas du non-paiement de cotisation.

Article 7 (Démission)

Les membres peuvent démissionner à tout moment en faisant parvenir au Président un écrit par le media de leur choix.

Article 8 (Radiation et la perte de la qualité du membre)

La qualité de membre (membre actif ou membre associé) de l’Association se perd pour les motifs suivants, par exclusion prononcée lors d’une Assemblée Générale:

• En cas de violation des présents statuts ou des règlements afférents ;
• En cas d’atteinte à l’honneur de l’Association ou d’agissements contraires à ses intérêts;
• Pour tout comportement, action ou dire que l’Assemblée Générale jugera contraire aux intérêts de l’AFJ

La qualité de membre de l’Association se perd également par :

• - radiation automatique pour non paiement ou non renouvellement de la cotisation annuelle;
• - départ définitif du Japon, par le décès ou la mise sous tutelle pour les membres actifs et les membres associés

La radiation ou la perte de la qualité de membre ne donne pas droit à remboursement de cotisation.

Article 9 (type)

Les assemblées générales ordinaires et les assemblées générales extraordinaires sont convoquées par le président sur décision du Comité exécutif.

Article 10 (Composition)

Les Assemblées générales se composent de tous les membres actifs de l’Association à jour de leur cotisation au moment de leurs tenues.

Article 11 (Compétence)

• L’Assemblée générale prend des résolutions sur :
• La radiation de membres actifs et des membres associés
• La nomination et révocation des administrateurs et commissaires aux comptes ;
• L’approbation des bilans et des rapports financiers;
• La modification des statuts ;
• La dissolution et disposition des actifs;
• La détermination du montant des cotisations ;
• La répartition des ressources au sein des différentes caisses de secours ou de solidarité.
• Tout autre sujet pour lequel la résolution de l’Assemblée générale est requise par la loi ou par les présents statuts.

Article 12 (Ouverture Convocation)

L’Assemblée générale ordinaire se tient une fois par an dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice.

L’Assemblée Générale se réunit à proximité du siège dans un rayon de 50 kms sauf en cas de force majeure.

Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée sur la demande écrite des 1/5 au moins des membres actifs ayant un droit de vote, adressée au Comité Exécutif.

La convocation et l’ordre du jour des assemblées doivent être envoyés aux membres, 4 semaines avant la tenue de l’assemblée.

Article 13 (Président)

L’Assemblée Générale est présidée par le Président de l’Association, ou à défaut, par un des membres du Comité exécutif.

Article 14 (Vote)

Chaque membre actif dispose d’un droit de vote.

Le vote par correspondance, électronique ou postale, est autorisé pour les questions soumises par écrit en temps utile aux membres actifs de l’Association.

Par ailleurs, les membres actifs ayant un droit de vote peuvent déléguer celui-ci à un autre membre actif de l’Association ayant un droit de vote. Les pouvoirs dont un exemplaire sera joint au bulletin de vote envoyé à chaque membre actif doivent pour être valides, être remis au bureau de l’Assemblée avant la mise aux voix de la première résolution.

Article 15 (Résolutions)

Un quorum de 25% des membres actifs présents ou représentés est nécessaire pour que les assemblées générales puissent être valides et les résolutions doivent être approuvées à la majorité absolue, sauf disposition légale contraire.

Nonobstant le paragraphe précédent, la participation de la moitié des membres actifs ayant un droit de vote (effectivement présents ou représentés dans les conditions définies à l’Article 15 ci dessus) est nécessaire pour les résolutions suivantes. De telles résolutions doivent être approuvées par une majorité d’au moins deux tiers des voix présentes ou représentées:

• la radiation de membres actifs et des membres associés ;
• la révocation des commissaires au compte ou des administrateurs;
• la modification des statuts
• Dissolution et disposition des actifs;
• Tous les autres sujets pour lesquelles la loi ou les présents statuts requièrent la majorité des deux tiers.

Article 16 ( procès- verbal)

Le procès-verbal est établi après chaque assemblée conformément aux dispositions légales, et signé par le Président et les administrateurs présents à l’Assemblée. Tous les procès verbaux seront disponibles pour consultation pendant 10 ans sur le site internet de l’Association.

Article 17 (règlement intérieur)

Un règlement intérieur sera établi afin de déterminer les modalités concrètes relatives au fonctionnement de l’Association y compris les assemblées générales.

Article 18 (Administrateur et commissaires aux comptes)

L’Association aura : 

• - 4 Administrateurs au moins et quinze Administrateurs au plus, dont un président, un vice-président, un 1^er vice président, un secrétaire général et un trésorier. Seul, le Président doit être de nationalité française.
• - 2 commissaires aux comptes au plus.

Leurs fonctions sont bénévoles.

Article 19 (Nomination des administrateurs et commissaires aux comptes)

Les Administrateurs et les commissaires aux comptes sont élus à l’Assemblée Générale. Pour être élu comme administrateur lors de l’assemblée générale, la présence des candidats n’est pas obligatoire.

Le président est élu par les administrateurs nouvellement élus.

Une même personne ne peut être Président plus de trois ans consécutifs.

Le président nomme au plus deux vice-presidents, son trésorier et son secrétaire général parmi les administrateurs nouvellement élus.

Le Commissaire aux comptes ne peut pas être en même temps administrateur et employé de l’Association ou d’une des filiales de l’Association.

Le nombre de conjoints et de membres de la famille jusqu’au 3^e degré de parenté (ou toute autre personne mentionnée par décret) d’un administrateur ne peut dépasser le tiers du nombre total d’administrateurs. Ce même principe s’applique aux commissaires aux comptes.

Le nombre des administrateurs de l’AFJ aussi membres d’une autre entité sociale dont l’activité est similaire à celle de l’AFJ ne doit pas représenter plus du tiers du nombre des administrateurs de l’AFJ. La notion d’activité similaire est appréciée par le comité exécutif lors d’un vote à la majorité simple des participants au comité exécutif.

Article 20 (fonctions d’administrateurs)

Les Administrateurs exécutent leurs fonctions conformément aux dispositions légales et statutaires.

Le Président représente l’Association conformément aux dispositions légales et statutaires et les Vice-Présidents assistent le Président.

Article 21 (fonctions de commissaires aux comptes)

Les Commissaires aux comptes surveillent l’exécution des fonctions des administrateurs et établissent les rapports financier et moral conformément aux dispositions légales et statutaires.

Ils peuvent demander à tout moment aux administrateurs le compte de rendu des activités de l’Association et enquêter sur la situation financière de l’Association.

Article 22 (Mandat)

La durée des fonctions des administrateurs est de 1 an. Les fonctions d’un administrateur prennent fin à l’issue de la réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire tenue dans l’année au cours de laquelle expire le mandat dudit administrateur.

La durée des fonctions des commissaires aux comptes est de 3 ans. Les fonctions d’un commissaire aux comptes prennent fin à l’issue de la réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire tenue dans l’année au cours de laquelle expire le mandat dudit commissaire aux comptes.

Pour le cas où un administrateur élu démissionne au cours de son mandat, l’Assemblée générale peut élire préalablement un administrateur complémentaire, pour le restant du mandat de l’administrateur démissionnaire.

Article 23 (Limitation de transaction, conflit d’intérêt)

Avant de procéder aux transactions ci-dessous, les Administrateurs doivent recueillir l’approbation du Comité exécutif après avoir exposé les informations importantes relatives aux transactions envisagées.

Transaction relative aux activités similaires à celles de l’Association, faite pour le bénéfice de l’administrateur lui-même ou pour une tierce partie ;

Transaction avec l’Association pour le bénéfice de l’administrateur lui-même ou pour une tierce partie ;

Cautionnement par l’Association des dettes de l’administrateur et autres transactions susceptibles de créer une situation de conflit d’intérêt entre l’administrateur et l’Association.

Article 24 (Plafonnement de responsabilité)

L’Association peut, conformément aux dispositions légales, par décision du Comité exécutif, exempter la responsabilité d’un administrateur au-delà du montant minimum prévu par la loi.

Article 25 (Composition)

L’Association est gérée par un Comité Exécutif.

Tous les Administrateurs de l’Association sont membres du comité exécutif

Article 26 (Attribution)

Le Comité exécutif se charge : 

• De l’organisation des activités ;
• De la surveillance des administrateurs ;
• De la détermination de la date et du lieu de l’Assemblée Générale et de l’ordre du jour.
• De l’établissement ou abolition des règlements intérieurs.

Le Comité exécutif ne peut déléguer la prise de décision aux administrateurs à propos de :

• La disposition ou réception de biens importants ;
• L’endettement pour un montant important ;
• La nomination et révocation des employés importants ;
• L’installation, la modification ou la suppression des bureaux secondaires, la modification de l’organisation ;
• L’exemption de la responsabilité telle que prévue à l’article 26.

Article 27 (Convocation et séance)

Le Comité exécutif se réunit sur convocation du Président, ou, en cas d’empêchement, d’un des autres Administrateurs.

En cas de consentement de tous les administrateurs, le Comité exécutif peut délibérer sans procéder à la procédure de convocation.

Sauf disposition légale contraire, le Président préside le Comité exécutif.

Le Comité exécutif ne peut valablement délibérer que si la moitié des Administrateurs est présente. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres du comité exécutif présents.

L’Administrateur ou le membre du comité exécutif ayant un intérêt particulier à la décision envisagée ne peut participer au vote.

Un article à l’ordre du jour faisant l’objet de délibération au Comité exécutif, est réputé approuvé par le Comité exécutif (sauf le cas où le commissaire aux comptes émet un avis contraire) si tous les administrateurs (excepté ceux qui ne sont pas permis à ladite délibération) présentent leur consentement par écrit ou par voie électronique.

Article 28 (Compte rendu)

Les Administrateurs rendent compte de l’exécution de leur mission au Comité exécutif, 2 fois par exercice et avec au moins 4 mois d’intervalle.

Article 29 (Procès-Verbal)

Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal. Le procès-verbal est signé par le Président de séance et les administrateurs et commissaires aux comptes présents.

Article 30 (Autres règles)

Toutes les autres règles relatives au Comité exécutif sont régies par le règlement intérieur.

Article 31 (Chargés de mission)

Le Comité exécutif est libre de nommer des personnes même non membres pour le suivi de questions de compétences particulières. Ces personnes nommées, chargées de mission, ne sont pas membres du Comité exécutif et ne bénéficient pas des privilèges réservés aux Administrateurs.

La contribution des Chargés de mission doit être impérativement bénévole.

Article 32 (Commissions)

Le Comité exécutif peut créer des commissions chargées de l’étude de divers problèmes dont pourront également faire partie des membres ou non choisis à l’extérieur du Comité. Au moins, un membre du comité exécutif doit faire partie de chacune de ces commissions.

Les rapporteurs de ces commissions rendent compte au Comité exécutif de l’évolution de leurs travaux, et provoquent de sa part les décisions nécessaires.

Article 33 (« dettes contractées » )

L’Association peut contracter de dettes pour former des KIKIN.

Tous les fonds reçus deviennent la propriété de l’Association dont le comité exécutif assure l’utilisation pour le bien de l’association.

Article 34 (exercice social)

L’exercice social de l’Association se clôture le 15 mai de chaque année.

Article 35 (établissement du plan d’action et budget)

Le Président est tenu de préparer un plan d’action stratégique jusqu’à la veille du début du nouvel exercice et d’obtenir l’approbation du Comité pour le budget , le programme de collecte de fonds et d’investissement en équipement.

Nonobstant le paragraphe précédent, en cas d’impossiblité d’établir le budget pour des raisons exceptionnelles, le Président peut, sur l’approbation de l’Assemblée Générale, accepter des recettes et procéder à des dépenses sur la base du budget de l’exercice précédent. Les recettes et les dépenses sont alors comptabilisées dans le nouvel exercice.

Article 36 (compte rendu)

Après la clôture de chaque exercice, le Président doit préparer et faire auditer par le commissaire aux comptes les documents suivants et présenter à l’Assemblée Générale les documents 3 à 7. 

1. Rapport moral
2. Annexe au rapport moral
3. Bilan
4. Compte de résultats
5. Annexe du bilan et du compte de résultat
6. Liste des actifs
7. Flux de trésorerie

Article 37 (Non distribution des excédents)

L’Association ne distribue pas les excédents.

Article 38

Le Comité exécutif administre une Caisse de Secours et éventuellement des Caisses de Solidarité alimentées par des subventions et des dons spontanés ou sollicités et les excédents générés  par les activités de l’association. La Caisse de Secours est destinée à aider les Français résidant au Japon qui se trouvent en difficulté. D’autres caisses de solidarité peuvent être constituées sur proposition du comité exécutif.

Dans le cas où une caisse de secours et plusieurs caisses de solidarité seraient gérées, l’assemblée générale décide chaque année des ressources allouées à chacune d’entre elles.

Le Comité exécutif décide de l’utilisation de ses fonds dans les limites votées lors de l’assemblée générale.

La gestion de la Caisse de Secours et les caisses de solidarité font l’objet chaque année d’un compte-rendu du Comité exécutif qui sera voté et accepté par une assemblée générale. 

Article 39 (modifications des statuts et dissolution)

Les présents statuts ne peuvent être modifiés que par délibération de l’Assemblée Générale Ordinaire ou d’une Assemblée Générale Extraordinaire.la participation de la moitié des membres actifs ayant un droit de vote (effectivement présents ou représentés dans les conditions définies à l’Article 15 ci dessus) est nécessaire pour telles résolutions qui doivent être approuvées par une majorité d’au moins deux tiers des voix présentes ou représentées.

Article 40 (attribution de l’actif disponible)

En cas de dissolution par décision de l’Assemblée Générale, l’actif disponible sera attribué, après consultation avec le Consul, chef de la section consulaire de l'Ambassade de France au Japon, à une ou plusieurs collectivités locales ou à des associations d’intérêt public (koeki shyadan hojin ou koeki zaidan hojin).

Article  41

Toutes les annonces relatives à l’Association seront faites par publication sur le site internet de l’association. 

Article 42 (premier exercice social)

Le premier exercice social de l’Association sera de la date de la constitution de l’Association au 15 mai 2014

Article 43 (premiers président, administrateurs et commissaires aux comptes)

• President : Bruno LEROY, President
• 1^er vice President : Bernard SOUROQUE
• Secrétaire Générale : Marie France ONO
• Tresorier : Eric LAURENS
• Commissaires aux comptes : Emmanuel PRAT et Michel ROY

Article 44 (premiers membres actifs)

• Bruno LEROY
• Eric LAURENS