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Sunday, 01. October 2017
01:00 - Programme MFJ d'octobre
L'accès aux manifestations de la Maison franco-japonaise (MFJ) est libre. Prière de vous inscrire depuis la page Agenda du site web : www.mfj.gr.jp.
08:30 - Randonnée des KOYO
C'est l'automne au Japon, et les érables abandonnent le vert pour le jaune, le rouge et l'orange. L'AFJ est heureuse de vous inviter à participer à notre première randonnée « des f...
Wednesday, 04. October 2017
15:00 - Atelier Pole Dance Sportif
Leçons de Pole Dance sportif ! La pole dance est un sport très complet qui permet de se dépasser et de se surprendre ! La confiance en soi grandit à mesure que l'on gagne en fo...
Thursday, 05. October 2017
14:00 - Atelier Ikebana
Makiko Morange vous invite tous les jeudis après-midi, sur inscription, à découvrir l'arrangement floral japonais également connu sous le nom de "Kado". "L'ikebana est l'illustrat...
Saturday, 07. October 2017
09:30 - Atelier Photographie
B1 - Initiation – Notion de base • commandes principales de l’appareil – fonctions de bases / rapport Diaphragme/Vitesse/Iso • Notion d’exposition - bases du Cadrage • Lieu Dai...
17:00 - Véritable Karting !
2 heures de courses de karting sur un circuit proche de Tokyo pour partager des émotions entre amis ou en famille ! Tarif membres 9,500 yens, Jeunes: 8,500 yens AVANT LE 27 SEPTEMB...
Sunday, 08. October 2017
18:00 - Chambara Sportif
Le chambara sportif ou "Spochan" souvent utilisé dans le langage parlé, est une escrime martiale, ludique et sportive qui se pratique avec des armes en mousse (épée, épée court, la...
Monday, 09. October 2017
01:00 - Offre d'emploi - Cuisinier/cuisinière
Intitulé du poste : Cuisinier/cuisinière pour la Brasserie. Description : Institut français du Japon - Tokyo recrute du personnel de cuisine à temps plein pour la Brasserie.
Tuesday, 10. October 2017
09:30 - Atelier création de bijoux
Découvrez un pan de l'artisanat traditionnel japonais en fabriquant votre propre bijou en Washi. Durant cet atelier il vous sera proposé de fabriquer des bijoux à partir de Washi Y...
Wednesday, 11. October 2017
20:00 - Atelier Pilates
Tous les mercredis, cours de Pilates en japonais et en français. Le Pilates est une méthode douce qui vise à renforcer le corps de façon harmonieuse, afin de rectifier les mauvaise...
Thursday, 12. October 2017
09:00 - Atelier Danse Orientale
Les lundis (Shimotakaido) et jeudis (Ebisu). La Danse Orientale sollicite souplesse et tonicité du buste, des épaules, des bras, des mains et du bassin, mais surtout du ventre, car...
19:00 - Soirée tarot
Soirée jeux de cartes dînatoire, une soirée décontractée sous le signe du jeu et de la bonne humeur. Tarif cotisant : 3.500 yens Dîner et boissons inclus
Friday, 13. October 2017
19:20 - Tarot de Yokohama
Soirée jeux de cartes dînatoire, une soirée décontractée sous le signe du jeu et de la bonne humeur. Tarif cotisant : 2,300 yens Dîner et boissons inclus.
Saturday, 14. October 2017
09:00 - Accrobranche et Randonnée le 14 oct.
Accrobranche, à Forest- Adventure. Une journée de régal pour les grands et les moins grands, les hommes et les femmes aussi ! Randonnée autour du Mont Fuji le lendemain pour ceux q...
10:00 - Fuji SpeedWay Active Park Festival
Profitez de cette course automobile issue des 24h du Mans pour découvrir un ensemble d'activités à faire en famille !
11:00 - Atelier NOH gratuit en anglais
Atelier gratuit pour les étrangers. Atelier 11h-12h Spectacles 13h-17h Lieu: Umewaka Nohgaku Gakuin Kaikan, Nakano-ku Contact en anglais: (info et tickets) Mme LAYER Yoko y...
Sunday, 15. October 2017
08:45 - Découverte de Kawagoe le 15 oct.
Venez découvrir celle que l'on surnomme la petite Edo à l'occasion de son festival de quartier
Tuesday, 17. October 2017
19:00 - Soirée Karaoké le 17 oct.
Venez découvrir avec nous ce classique des soirées japonaises ! Chansons et bonne humeur à volonté à Shibuya !
Thursday, 19. October 2017
14:00 - Atelier Ikebana
Makiko Morange vous invite tous les jeudis après-midi, sur inscription, à découvrir l'arrangement floral japonais également connu sous le nom de "Kado". "L'ikebana est l'illustrat...
Saturday, 21. October 2017
09:30 - Atelier Photographie
A1 - L’exposition 1 • La bonne exposition – Mesure et choix : Exposition moyenne / Surexposition/ sous exposition • Contrôle de l’exposition en fonction de la lumière – Plage dy...
09:45 - Visite bas-fonds d'Asakusa le 21 oct.
Bien loin des quartiers chics du Sud-Ouest de Tokyo, les entrailles de ce qui était l’entrée nord-est de la ville durant l’époque Edo rassemblent quelques sites à la réputation sul...
Monday, 23. October 2017
23:59 - Sciencescope journée de la recherche 2017
Rencontre annuelle des chercheurs et étudiants francophones travaillant au Japon, toutes disciplines et toutes nationalités confondues. Cette journée a pour but de permettre aux c...
Wednesday, 25. October 2017
20:00 - Atelier Pilates
Tous les mercredis, cours de Pilates en japonais et en français. Le Pilates est une méthode douce qui vise à renforcer le corps de façon harmonieuse, afin de rectifier les mauvaise...
Thursday, 26. October 2017
19:30 - Diner Saveurs rentrée le 26 oct.
Diner saveurs de la rentrée, avec un menu de saison gastronomique en 5 services, très raffiné (St Jacques, raviolis de homard, chevreuil), Il sera accompagné de 4 verres (champagne...
Friday, 27. October 2017
18:30 - Conf. pèlerinage des 88 temples sacrés
Avec ses 88 temples sacrés éparpillés sur ses quatre départements, l’île du Shikoku a été comparée à un immense mandala sur lequel les pèlerins cheminent depuis plus de 1200 ans su...
Monday, 30. October 2017
09:00 - Atelier Danse Orientale
Les lundis (Shimotakaido) et jeudis (Ebisu). La Danse Orientale sollicite souplesse et tonicité du buste, des épaules, des bras, des mains et du bassin, mais surtout du ventre, car...
12:30 - A Compact City for All
Compact city policies have been adopted by many local governments in Japan. Yet despite a number of studies showing the merits of the compact city, these policies continue to be cr...

l'AFJ, les activités pour les francophones au Japon

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REGLEMENT INTÉRIEUR 一般社団法人AFJ
(dite Association des Français du Japon, 在日フランス人協会)
Version  du 19 septembre 2014

I. BUTS ET ACTIVITÉS

Le règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’association.
Conformément à l’article 17 des statuts de l’association, le règlement intérieur de l’association est établi et est voté par le comité exécutif.
Le règlement intérieur est disponible en ligne sur le site de l’association.
Ce règlement intérieur est subordonné aux Statuts de l’一般社団法人AFJ déposés auprès du gouvernement japonais. Il est établi afin de guider et déterminer la conduite de l’association et ses activités ainsi que ses membres et invités.

II. MEMBRES

II-A. MEMBRES ACTIFS

  1. Les membres cotisants Voir statuts article III-5-1-a
  2. Les membres à vie Voir statuts article III-5-1-b

II-B. MEMBRES ASSOCIÉS

Les tarifs des cotisations et participations sont pour un an, prenant effet à la date de réception du paiement et sur justification de domicile fixe au Japon.

  1. Les membres d’honneur sont ceux à qui a été accordé le titre pour avoir contribué de manière exceptionnelle au développement ou au fonctionnement de l’association ou en rapport avec leur fonction officielle (p. ex. : Ambassadeur de France). Ce titre est accordé pour une durée d'un an seulement par décision du comité exécutif sur proposition écrite du comité administratif et avec dispense de cotisation ;
  2. Les membres associés INDIVIDUELS uniquement , sont ceux qui ne paient pas de cotisation mais une participation annuelle sur présentation des justificatifs adéquats. Sont compris :
    1. Les membres individuels à tarif réduit pour les personnes âgées de moins de 25 ans.
    2. Les membres individuels à tarif réduit pour les personnes possédant un visa vacances travail (VVT, « working holidays »).
    3. Les membres individuels à tarif réduit pour les personnes de plus de 65 ans
  3. Les membres bienfaiteurs institutionnel, individuel, sont ceux, personne physique ou morale, française ou étrangère, résidant ou non au Japon, qui effectuent une donation définie dans les tarifs et pour lequel le comité exécutif s’est prononcé favorablement à la majorité simple des membres présents ou représentés. La personne morale, membre bienfaiteur, n’aura qu’un représentant désigné par le bénéficiaire.
    Les membres associés ont les mêmes droits que les membres actifs à part le droit de vote aux assemblées générales.

III. ORGANISATION INTERNE

III-A. LE COMITÉ D’ADMINISTRATION

  1. Administrateurs : Voir les statuts V ADMINISTRATEURS article 18

  2. Le président représente l’association, dirige les affaires de l'association et préside le comité exécutif. En cas d’absence du président, il nomme un administrateur, sinon, par défaut, le premier vice-président. Il établit une répartition claire des responsabilités attachées à chacun des administrateurs en début de chaque mandat.

  3. Les vice-présidents assistent le président et remplissent les missions qu'il leur confie, et en cas d'absence de celui-ci, le remplacent.

  4. Le secrétaire général assure le suivi des activités de l'association, en tant qu'adjoint du président. Il convoque les membres du comité  administratif, du comité exécutif et de l’association pour les assemblées générales, est responsable de la rédaction des ordres du jour, s’assure de la régularité des votes et est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions du comité administratif, du comité exécutif et de l’assemblée générale;

  5. Le trésorier établit un budget pour approbation par le comité exécutif, gère les comptes de l'association, encaisse les recettes et, après accord du président, règle les dépenses de l'association. Il assiste le président et remplit les missions qu'il lui confie. Il établit le bilan au jour de l'arrêté comptable annuel et, après approbation du comité d’administration et du comité exécutif, le soumet à l’assemblée générale.
    Les comptes sont tenus par le trésorier à la disposition des commissaires aux comptes et du comité exécutif.

  6. Les administrateurs restants du comité d’administration assistent le président et remplissent les missions qui leur sont attachées. Ils peuvent être chargés du secrétariat, des événements et activités, de la communication, du sponsoring, des publications, de Japon Accueil, et de toute autre fonction jugée utile à la vie de l’association.

  7. Le comité d’administration se réunit au moins 10 fois par an.

III-B. LE COMITÉ EXÉCUTIF.

  1. Les administrateurs élus lors de l'assemblée générale annuelle, choisissent les membres du comité exécutif et doivent annoncer sa composition sur le site après avoir tenu leur première réunion.

  2. Tous les membres du comité exécutif doivent être membres de l’association. Seuls les membres actifs ont droit de vote en comité.

  3. Le président de l’AFJ Kansai, ainsi que tout président d’association française de région/zone hors Kanto, qui en fait la demande ou est invité par le Comité Exécutif, peut siéger aux réunions du comite exécutif avec avis consultatif. Ces personnes ne peuvent voter que s’ils sont Membre Actif de l’AFJ.

  4. Tout membre rejoignant le comité exécutif en cours d’exercice doit recueillir la majorité absolue des membres du comité administratif par un vote soit par les administrateurs présents, par correspondance, ou par procuration.

  5. Les fonctions des membres du comité exécutif couvrent généralement, sans être limitatif, les fonctions de :

    1. secrétariat,
    2. organisation des évènements,
    3. communication interne et externe,
    4. recherche de publicité et de sponsors,
    5. les oeuvres de solidarité de l’Association,
    6. Japon Accueil et l’animation du réseau des représentants de quartier.
  6. Tout membre du comité exécutif doit signer un accord de confidentialité.

  7. Les fonctions des membres du comité exécutif sont bénévoles.

III-C. LES CHARGES DE MISSION.

  1. Sur présentation d’un membre du comité exécutif, les chargés de missions doivent être approuvés par le comité d’administration à la majorité simple des présents, représentés ou par procuration.

  2. Ils sont responsables d’une mission particulière que leur confie le comité exécutif. Ils rendent compte de leur activité à un membre désigné du comité exécutif. Ils ne peuvent assister aux réunions du comité exécutif que sur invitation expresse approuvée par un des administrateurs. Ils n’ont en aucun cas droit de vote lors des réunions du conseil d’administration ou de celles du comité exécutif.

  3. Ils ne sont pas assujettis à l’obligation de cotisation.

III-D. LES CORRESPONDANTS LOCAUX.

  1. Pour assister l'activité Japon-Accueil,  des bénévoles sont recrutés par le responsable ou par candidature spontanée, comme correspondants locaux pour les sujets spécifiquement liés à Japon-Accueil. Ils doivent être approuvés par le comité administratif à la majorité simple des présents, représentés ou par procuration.

  2. Ils ne sont pas assujettis à l’obligation de cotisation.

IV. REGLEMENT INTERIEUR et PROCEDURES

IV-A. LE REGLEMENT INTERIEUR

  1. Tout changement au règlement intérieur, une fois approuvé par le comité exécutif avec au moins ⅔ des voix exprimées prendra effet 30 jours après l’envoi par écrit aux membres actifs ou immédiatement si approuvé en assemblée générale.

  2. Tout changement requérant l’approbation lors d’une AGO ou AGE devra être communiqué aux membres actifs au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale. Ces changements pourront prendre effet dès la fin de l'assemblée générale.

IV-B. LES PROCEDURES:

  1. Les procédures, documents de référence de l’association, décrivent le mode opératoire de chaque fonction et activité. Ces procédures sont conservées dans l’outil désigné par le comité d’administration et mises à la disposition des membres du comité exécutif.

  2. Tous les changements sur les procédures doivent être documentés et conservés avec les mêmes procédures.

V. CANDIDATURES

V-A. CANDIDATURE POUR DEVENIR MEMBRE DE L’ASSOCIATION:

  1. Voir les statuts article 3-5 pour l'éligibilité.

  2. Le candidat devra laisser ses coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, un numéro de téléphone et payer la cotisation ou participation afférente auprès d’un membre du comité exécutif. Il devra présenter tout justificatif nécessaire pour les tarifs préférentiels. Seule la prise en compte comptable du paiement permet de valider la date d’acceptation.

V-B. CANDIDATURE POUR ÉLECTION À UN POSTE D’ADMINISTRATEUR :

  1. Le secrétaire général devra envoyer les appels à candidature au moins 12 semaines avant la date de l’assemblée générale.

  2. Tout membre actif à jour de sa cotisation peut faire acte de candidature à un poste d’administrateur. Cette candidature doit être signifiée par écrit au président de l’association ou au secrétaire général au moins 14 jours avant l’assemblée générale.

  3. Une semaine avant l’assemblée générale, le secrétaire général de l’association notifie aux membres les noms et la profession des candidats, et leur envoie un bulletin de vote papier ou électronique ainsi qu’un formulaire de procuration.

VI. ASSEMBLÉES ET RÉUNIONS

VI-A: ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ORDINAIRES (AGO) OU EXTRAORDINAIRES (AGE).

  1. L’assemblée générale ordinaire à laquelle sont convoqués tous les membres actifs de l’association se réunit une fois par an. Les membres actifs à jour de cotisation peuvent assister aux assemblées générales avec voix délibérative.
  2. Les membres associés peuvent participer aux AG sans droit de vote.
  3. L’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire est fixé par le comité d’administration et comprend obligatoirement les questions dont l’inscription a été demandée par écrit par les membres actifs de l’association au plus tard un mois avant l’assemblée générale.
  4. La convocation à l'assemblée générale doit comporter le but de l'assemblée générale et son ordre du jour.
  5. Lorsque leurs intérêts personnels ou privés sont concernés les membres actifs ne peuvent voter ou être représentés sur ces points.
  6. Dans le cas de candidatures excédant le nombre de postes à pourvoir, les positions d’administrateurs sont attribuées dans l’ordre des candidatures ayant reçu le plus de voix.
  7. Dans le cas ou les candidatures sont inférieures aux quatre membres minimum imposés par les statuts, une deuxième convocation devra être envoyée dans les 7 jours suivants la clôture des candidatures, et la date de l’AG reportée d’autant. Le nouvel appel à candidatures devra inclure la raison du report.
  8. Le vote par correspondance, électronique ou postal est autorisé pour les questions soumises par écrit en temps utile aux membres de l’association et intéressant notamment l'élection du comité administratif et les modifications des statuts.
  9. Les membres ayant un droit de vote peuvent déléguer celui-ci à un autre membre actif de l’association. Les procurations dont un exemplaire sera joint au bulletin de vote envoyé à chaque membre doivent pour être valides, être remis au bureau de l’assemblée avant la mise aux voix de la première résolution.
  10. Les décisions de l’assemblée sont prises à la majorité absolue des voix des membres actifs votants ou représentés.
  11. Election d’un administrateur:
    a. Conformément à l’article 10, un administrateur n’est valablement élu que s’il obtient la majorité absolue des suffrages valablement exprimés par les membres de l’association.
    b. Au cas où le minimum statutaire d’administrateurs n’est pas atteint au 1er tour, pour obtenir ce minimum, on procède à un deuxième tour à la majorité relative pour ceux qui n’ont pas été élus.
  12. L’assemblée générale est présidée par le président de l’association, ou à défaut, par un des membres du comité administration.
  13. Le consul, chef de la section consulaire de l'ambassade de France au Japon, sera invité à présider le bureau de vote et à assurer le rôle de commissaire électoral. En cas d’absence, le consul pourra désigner toute personne de son choix pour le remplacer.

VI-B. RÉUNIONS DU COMITÉ D’ADMINISTRATION.

  1. Les administrateurs se réunissent statutairement au moins 2 fois par an et autant que nécessaire.

  2. Deux réunions feront l’objet d’un procès-verbal et les autres de comptes-rendus. Tous les rapports seront mis à disposition des membres du comité exécutif.

  3. Le comité administratif se réunit sur convocation du président ou, en cas d’empêchement, d’un des autres administrateurs. La convocation doit être envoyée une semaine à l’avance et comporter un ordre du jour. Tout membre du comité d’administration peut présider la réunion en cas d’absence temporaire du président et sur sa demande.

  4. Le président peut inviter toute autre personne à participer à certains débats.

  5. La présence ou la représentation des ¾ des administrateurs est indispensable pour obtenir le quorum.

  6. Les décisions se prennent à la majorité simple des votants en personne ou représentés. Les administrateurs absents peuvent voter par correspondance, uniquement sur les éléments inscrits à l’ordre du jour. Tout élément non-inscrit à l’ordre du jour peut être contesté sous huitaine de la diffusion du compte-rendu par un administrateur absent. Cet élément devra faire l’objet d’un second vote.

  7. En cas d’égalité, de vote, la décision sera présentée au vote du comité exécutif suivant.

  8. Le comité administratif rend compte de sa gestion au comité exécutif.

VI-C. RÉUNIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF.

  1. Le comité exécutif se réunit au moins 10 fois par an sur convocation du président ou, en cas d’empêchement, d’un des autres administrateurs. La convocation doit être envoyée une semaine a l’avance et comporter un ordre du jour.
  2. Le comité exécutif ne peut valablement délibérer que si plus de la moitié de ses membres est présente ou représentée.
  3. Tout membre du comité d’administration peut présider la réunion en cas d’absence temporaire du Président et sur sa demande.
  4. Le président ou son représentant peut inviter toute personne à participer à certains débats.
  5. Le comité exécutif statue sur :
    1. les demandes présentées par les administrateurs,
    2. approuve le budget et les comptes de l’association,
    3. détermine le mode d’emploi des fonds,
    4. dirige et contrôle l’activité de l’association.
  6. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres du comité exécutif présents ou représentés. En cas d’égalité de vote, la décision sera présentée de nouveau au vote du comité exécutif suivant..
  7. Le vote s’effectue à main levée. Les invités, qui ne sont pas membres du comité exécutif, devront sortir de la salle pendant la durée du vote.
    Les membres du comité exécutif absents peuvent voter par correspondance ou donner procuration, uniquement sur les éléments inscrits à l’ordre du jour. Tout élément non-inscrit à l’ordre du jour peut être contesté sous huitaine de la diffusion du compte-rendu par un membre du comité exécutif absent. Cet élément devra faire l’objet d’un second vote.
  8. Le comité exécutif peut créer des sous-comités pour traiter des projets particuliers. Leur composition est libre et ils rapportent au comité exécutif.

VII. DÉMISSION ET RÉVOCATION

VII- A. DÉMISSION ET RÉVOCATION DES ADMINISTRATEURS

  1. Si le nombre d’administrateurs  passe en dessous de quatre personnes, une AGE doit être convoquée pour voter de nouveaux administrateurs.

  2. Un administrateur peut démissionner en cours de mandat par un envoi épistolaire au comité d’administration.

  3. Le président ou son représentant confirme la démission d’un administrateur dans les 48 heures de son annonce et en informe le comité exécutif.

  4. Tout administrateur peut être révoqué en cas de faute répétée commise dans l’exercice de ses activités, notamment en cas de non respect des statuts et du règlement intérieur, ou en cas de comportement gravement incompatible avec la bonne marche de l’association ou son image ainsi qu’en cas de condamnation pour une infraction de droit commun. Cette révocation ne sera effective qu’après le vote au cours d'une assemblée générale extraordinaire ( voir article VI A10).

  VII. B. DÉMISSION ET RÉVOCATION DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF

  1. Tout membre du comité exécutif peut être révoqué en cas de faute répétée commise dans l’exercice de ses activités, notamment en cas de non respect des statuts et du règlement intérieur, ou en cas de comportement gravement incompatible avec la bonne marche de l’association ou son image ainsi qu’en cas de condamnation pour une infraction de droit commun.

  2. La demande de révocation sera présentée par le comité d'administration au comité exécutif qui devra voter (voir article VI C 6) .

VIII. TARIF DES COTISATIONS ET PARTICIPATIONS

Voir définitions au RI II-B

VIII-A MEMBRES ACTIFS

  1. Cotisation membre individuel 6,000 yens
  2. Cotisation membre famille 10,000 yens
  3. Cotisation membre à vie individuel 60,000 yens
  4. Cotisation membre à vie famille 100,000 yens

VIII-B MEMBRES ASSOCIÉS

  1. Membre d’honneur: dispensé de cotisation
  2. participation membre associé:
    a. membre individuel personne âgée de moins de 25 ans.  3,000 yens
    b. membre individuel personne possédant un visa vacances travail (VVT, « working holidays ») 3,000 yens
    c. membre individuel personne de plus de 65 ans 3,000 yens
  3. membre bienfaiteur. Donation d’au minimum 10 fois la participation de membre associé individuel, soit 30,000 yens.

     

IX. GESTION FINANCIERE

IX-A : LES RESSOURCES DE L’ASSOCIATION

  1. Elles comprennent:
    1. - les cotisations des membres;
    2. - les donations et subventions ainsi que le produit des activités et manifestations qu’elle pourra organiser;
    3. - la vente de ses publications;
    4. - les emprunts éventuellement contractés.
  2. Le comité a le droit de refuser une donation ou une subvention.

IX-B : GESTION DES COTISATIONS et PARTICIPATIONS

  1. Les cotisations sont soit annuelles, soit pluriannuelles et prennent effet à la date de leur paiement, sauf pour les renouvellements.

  2. Renouvellement de cotisation: Tout renouvellement se fait directement à la suite de la précédente cotisation. Un renouvellement en retard de moins de 3 mois (90 jours) prend effet à la date de fin de la précédente cotisation sans extension de la période de cotisation initiale.

  3. Les changements de tarif proposés par le comité exécutif sont soumis au vote de l’assemblée générale et ont un effet immédiat.

  4. Une cotisation = un droit de vote. Une cotisation famille, entière annuelle, est donc égale à un droit de vote.

  5. Les membres famille voient leurs enfants de moins de 20 ans acceptés au tarif membre aux activités, sans droit de vote.

IX-C : CAISSE DE SECOURS :

Voir sa définition à l’article 38 des statuts.

  1. Le comité exécutif administre une caisse de secours alimentée par des subventions et des dons spontanés ou sollicités et destinée à aider les Français résidant au Japon qui se trouvent en difficulté.

  2. La trésorerie de la caisse de secours fait l’objet d’un compte bancaire séparé.

  3. Le comité exécutif décide de l’utilisation de ces fonds préférablement après avoir reçu l’avis du consulat.(selon l article VI C 6)

  4. Les demandes sont traitées anonymement sauf pour les membres du comité d’administration habilités.

  5. Tout membre du comité exécutif destinataire de la demande d’utilisation des fonds, devra se récuser lors du débat et du vote.

  6. Toute utilisation des fonds fera l’objet d’un contrat signé par les deux parties avec les détails de la transaction incluant au moins la copie d’une pièce d'identité en cours de validité et un domicile fixe.

  7. La gestion de la caisse de secours fait l’objet chaque année d’un compte-rendu du comité d’administration lors de l’assemblée générale ordinaire.

  8. L’objectif de la caisse de secours est de réunir cinquante (50) millions de yens pour assurer les services et achat de fournitures suivants au minimum :

    1. Achat de titres de transport pour les rapatriements d’urgence.
      100 pax x 150,000 yens = 15,000,000 yens

    2. Achat de nourriture et boissons pour alimenter les Français déplacés ou nécessiteux pour 15 jours.
      300 personnes x 15 jours x 4,000 yens = 18,000,000 yens

    3. Aide aux paiements des obligations financières pour les individuels et les sociétés.
      Budget de 10,000,000 yens.

    4. Achat de matériel de première nécessité pour les français déplacés ou nécessiteux incluant, mais non limité à tentes, couvertures, médicaments.
      Budget 7,000,000 yens.

IX-D : CAISSE DE SOLIDARITÉ :

  1. Le Comité exécutif peut administrer une ou plusieurs caisses de solidarité alimentées par des subventions et des dons spontanés ou sollicités et destinées à aider les populations résidant au Japon qui se trouvent en difficulté.

  2. La définition du montant et de l’utilisation des fonds devra être définie à la création de chaque caisse de solidarité.

  3. La trésorerie de chaque caisse de solidarité fait l’objet d’un compte bancaire séparé.

  4. Le comité exécutif décide de l’utilisation de ces fonds.

  5. La gestion de chaque caisse de solidarité fait l’objet chaque année d’un compte-rendu du comité d’administration lors de l’assemblée générale ordinaire.

IX-E : COMPTE EN BANQUE :  

Parmi les administrateurs et avec leur accord, le président, le trésorier et son délégué et un vice-président, individuellement, sont habilités à déposer en banque et retirer les fonds de l’association.

IX-F : DEBOURS :

  1. Toute réduction exceptionnelle à un évènement ou avantage financier impliquant des membres du comité exécutif ou un ayant droit doit être présentée et votée par le comité  exécutif. En cas d’urgence (moins de 24 heures), le vote peut être réduit au comité administratif mais le reste du comité exécutif doit être immédiatement informé.

  1. Toute réduction exceptionnelle  à un évènement ou avantage financier impliquant une personne morale ou physique autre qu’un membre du comité exécutif ou un ayant droit doit être présentée et votée par le comité exécutif.

IX-G: NOTES DE FRAIS

  1. Certains postes comme événements, communication, secrétariat..., se verront attribuer un budget attribué par le comité d'administration dont l'utilisation devra toujours être justifiée. Toutefois, l'accord préalable restera nécessaire pour des dépenses plus importantes, et toujours pour des frais de taxi.
  2. L'accord de remboursement des frais doit être demandé au responsable dont le budget supportera le montant des frais remboursés et le trésorier doit être mis en copie de la réponse pour qu'il soit au courant du résultat de la demande.

IX-H: SEUILS D’AUTORISATION

  1. Tout engagement financier de plus de 20,000 yens doit être signalé au comité exécutif dès la prise de connaissance de la potentialité de la dépense.

  2. Tout engagement financier de plus de 50,000 yens doit être signalé au comité exécutif dès prise de connaissance de la potentialité de la dépense et nécessite un vote du comité d’administration.

  3. Tout engagement financier de plus de 100,000 yens doit être signalé au comité dès prise de connaissance de la potentialité de la dépense et nécessite un vote du comité exécutif.

  4. Les demandes de paiement ou remboursement ayant nécessité un vote, doivent être envoyées au trésorier avec le résultat du vote ou du courriel d’information (courriel ou compte-rendu).

X. ACTIVITES DE L’ASSOCIATION

X-A : RESPONSABILITE

  1. Les membres actifs et associés ainsi que les invités de l’association doivent posséder une assurance responsabilité civile personnelle valide au Japon pour participer à toute activité.

  2. L’association n’est pas responsable des dommages dont elle n’est pas la cause sauf du fait de négligence caractérisée.

  3. L’association n’est pas responsable des pertes, vols, décès, blessures ou dommages occasionnés aux membres ou à leur effets.

  4. Les confirmations envoyées aux participants aux activités, comportant un risque, de l’association doivent mentionner systématiquement les règles de responsabilité énoncées ci-dessus.

X-B : PRIX DES ACTIVITES

  1. Le principe de base pour la tarification est : un tarif membre, un tarif non membre.

  2. Le tarif appliqué aux non membres qui participent à nos activités et événements est majoré d'au moins 20% par rapport à celui des membres, avec un arrondi autorisé à la centaine de yen inférieure.

  3. Tout tarif réduit proposé pour les membres à cotisation réduite ne s’applique qu’à ceux-ci, et ne saurait s’appliquer aux non-membres, même avec une différence de 20%. Certaines activités ou événements peuvent justifier d'avoir aussi un tarif enfant (par exemple, ski, gala). Certains grands événements peuvent proposer un prix de groupe, mais celui-ci doit toujours être supérieur au prix membre. Le nombre de personnes qui constituent un groupe est défini par l’organisateur de l’activité et validé par le comité exécutif. Les tarifs ne respectant pas le principe de différence de 20 % devront être validés par le comité exécutif au préalable.

  4. Un prix spécial est réservé aux membres du comité exécutif et/ou organisateurs associés, qui peut être établi sur la base du coût réel total de l'activité.

  5. Les tarifs des membres, jusqu’à 1,000 yens, peuvent échapper à la règle des 20% (X-B-2) selon décision de l’organisateur, sans nécessiter de vote préalable du comité.

  6. Il est admis d’autoriser les membres ou une partie des membres d’une association tierce, à bénéficier du tarif membre AFJ lors d’événements ciblés. Cette autorisation doit être validée par le comité administratif au préalable et le comité exécutif tenu informé avant toute diffusion publique. Le comité exécutif peut refuser cette autorisation par un vote qualifié à la majorité simple.

  7. Gratuité aux activités : Pour certains grands événements, tel que le Beaujolais et le Gala, une politique de gratuité est appliquée aux organisateurs et personnes qui aident le jour même. La liste des personnes bénéficiaires doit être communiquée par l’organisateur à l’avance, auprès du comité d’administration et recevoir un vote favorable.

  8. Un membre qui reçoit des visiteurs et des personnes de passage résidant à l'étranger, peut les inscrire au titre d'invité à une activité de l'AFJ à un tarif spécial discuté en comité exécutif lorsque le cas se présente. Le membre qui invite sera responsable du règlement à l’avance et de la présentation de justificatifs tel le visa sur le passeport.

X-C : LE GUIDE D’ACCUEIL AU JAPON

Le comité exécutif organisera la publication d’un guide d’accueil au Japon pour les nouveaux arrivants et procédera à son renouvellement régulier.

XI. RÈGLES DE MODIFICATIONS DU REGLEMENT INTÉRIEUR:

Toute demande de changement doit être présentée au comité d’administration qui le mettra à l’ordre du jour d’un prochain comité exécutif, lequel se prononcera par un vote.

XII. HISTORIQUE DES MODIFICATIONS

Liste et dates des modifications.

Date de modification

Article concerné

Objet

Voté par

25 juin 2016

X-B : PRIX DES ACTIVITES

Ajout des articles 5 et 6, L’inclusion de la tarification exceptionnelle pour d’autres associations et Le non respect des 20% pour les prix inférieurs à 1,000 yens

Comité Exécutif
le 25 mai 2016

25 juin 2016

III-B. LE COMITÉ EXÉCUTIF

Ajout de l'article 3. Inclusion de la présence statutaire au comité exécutif du président des antennes/autres associations au Japon se référant à une association des français de zone/région.

Comité Exécutif
le 25 mai 2016